Ngày nay, dân văn phòng thường ứng dụng checklist vào trong quá trình làm việc của mình để nâng cao hiệu quả các đầu việc. Lâu dần, checklist trở thành một “người đồng hành” không thể thiếu của “team dân phòng”.

Định nghĩa “Checklist”

Checklist (danh sách kiểm tra) là một công cụ hoặc cách thức để quản lý công việc đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, nó bao gồm các đầu mục nhiệm vụ và các bước thực hiện để hoàn thiện một công việc, dự án hoặc quy trình nào đó. Khi ứng dụng checklist vào trong quá trình làm việc, nó sẽ giúp đảm bảo tiến độ hoàn thành, sắp xếp các đầu việc logic và nâng cao tính kỷ luật của chúng ta.

Đảm bảo tiến độ hoạt động

Một trong những nỗi lo “đau đáu” của dân văn phòng là sợ bỏ sót những đầu việc hoặc những bước thực hiện trong một dự án, sự kiện nào đó. Điều này dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như trễ deadline, ảnh hưởng đến quy trình hoặc làm gián đoạn công việc của đồng nghiệp. Có thể xem checklist như một “sơ đồ” chi tiết từng bước cần phải hoàn thành. Nhờ đó, người thực hiện có thể rà soát lại mọi công đoạn, đảm bảo không bị lãng quên một chi tiết nào. Chẳng hạn như đối với một marketer, một checklist có thể bao gồm từng bước nhỏ trong quá trình lên kế hoạch chiến dịch, từ bước nghiên cứu thị trường, xác định chân dung khách hàng mục tiêu, xây dựng nội dung, chuẩn bị ngân sách đến đo lường và báo cáo. Khi mọi thứ đã được liệt kê rõ ràng, bạn có thể làm việc với một tâm thế tự tin và “chắc tay” hơn.

Tăng khả năng tập trung và ưu tiên đúng việc

Trong môi trường làm việc hiện đại, chúng ta thường xuyên bị phân tâm bởi nhiều hoạt động khác như trả lời tin nhắn người thân, thông báo mail, hoặc những công việc không tên. Checklist sẽ đóng vai trò như một kim chỉ nam giúp bạn xác định chính xác việc nào cần ưu tiên giải quyết trước, việc nào có thể làm sau. Khi checklist đã ưu tiên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, bạn sẽ tự động hướng mọi sự chú ý và tâm sức của mình vào những công việc mang tính cấp bách, cần thực hiện nhanh chóng. Đây cũng là một cách thức giúp bạn làm việc thông minh hơn và tránh rơi vào tình trạng “trôi giữa đại dương”.

Tiết kiệm thời gian và năng lượng

Hầu hết ai cũng đều cùng trải qua một “tình cảnh éo le”, mỗi sáng khi thức dậy phải suy nghĩ xem hôm nay cần làm gì, thứ tự đầu việc ra sao, mỗi việc phải giải quyết trong thời gian bao lâu. Như một vòng tuần hoàn, lặp lại mỗi ngày khiến đầu óc bạn mệt mỏi, tốn năng lượng và thời gian rất đáng kể. Checklist sẽ giúp bạn bỏ qua những rườm rà đó, bạn có thể dựa vào checklist để bắt đầu công việc mà không cần đắn đo. Về lâu dài, checklist giúp chúng ta xây dựng một hệ thống làm việc có cấu trúc, lập trình sẵn mọi thứ một cách khoa học.

Thể hiện tính minh bạch và nâng cao khả năng phối hợp trong nhóm

Đừng lầm tưởng checklist chỉ có hiệu quả khi làm việc cá nhân, mà đây còn là công cụ để thể hiện tính minh bạch và nâng cao khả năng phối hợp giữa các thành viên trong nhóm. Khi chia sẻ checklist với các thành viên trong nhóm, mọi người sẽ nằm rõ ai làm gì, deadline khi nào, tình trạng hoàn thành ra sao. Điều này giúp hạn chế hiểu lầm, tránh việc chồng chéo nhiệm vụ hoặc bỏ sót đầu việc nào đó. Ngoài ra, checklist giúp người quản lý có thể theo dõi tiến độ làm việc của các thành viên mà không cần can thiệp sâu. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trường hiệu quả và kỷ luật.

Pro-027 mực đậm, viết êm, “vi vu” checklist

Pro-027 là dòng bút vô cùng phù hợp để team văn phòng sáng tạo checklist cá nhân. Với đầu ngòi 0.5mm kết hợp với đầu ngòi hỏa tiễn và chất mực butter ink, giúp bạn viết chữ thanh mảnh, nét đậm đà lại còn hỗ trợ tốc ký. Ngoài ra, bút có giắt cài tự động bật lên nên khi giắt vào áo hoặc sổ có thể tự động bật lên, không lem mực ra ngoài. Đối với màu mực xanh, bút có 4 màu vỏ pastel (xanh lá, xanh dương, xanh ngọc bích và tím) giúp bạn đa dạng sắc màu nhưng vẫn giữ tone mực xanh truyền thống. Ngoài ra, bút còn có màu mực đỏ và đen có thể hỗ trợ bạn viết tiêu đề checklist.

Giấy IK Copy Xanh - Bạn đồng hành trong từng trang checklist

Giấy IK Copy Xanh của Nhà Thiên Long luôn là bạn đồng hành của team dân phòng trong việc in ấn tài liệu, nhưng đây cũng chính là phương tiện giúp bạn tạo ra các checklist mỗi ngày. Giấy có định lượng tiêu chuẩn 70gsm giúp thoải mái in ấn, photocopy và còn cả ghi chép checklist. Giấy IK Copy trắng, không bị vẩn đục hoặc tạp chất xơ cứng nên đây cũng là một tiêu chí sáng tạo checklist đẹp hơn. Quan trọng, một ream giấy có đến tận 500 tờ tha hồ checklist.

Highlight pastel HL-016 - Nhẹ nhàng nhưng hiệu quả cao

Bộ sản phẩm HL-016 là dòng highlight pastel gồm 5 cây tương ứng với 5 màu (hồng, tím, xanh dương, xanh lá và vàng). Với hai đầu ngòi 4.0mm và 1.0mm giúp bạn linh hoạt trong việc làm nổi bật những đầu việc quan trọng, cần chú tâm nhiều hơn, hoặc những công việc đang gặp vấn đề cần sự hỗ trợ. Tone màu pastel nhẹ nhàng và vô cùng bắt mắt sẽ giúp những trang giấy checklist của bạn xinh xắn hơn bao giờ hết. Đặc biệt, chất mực highlight không làm lem chữ và không để lại vết khi bạn photocopy.

Fiber pen đầu bấm - Tiện lợi, sáng tạo, đa sắc trong từng nét vẽ

Fiber Pen của Nhà Thiên Long hiện có ba phân loại chính: đầu chóp nón, đầu brush và đầu bấm. Nếu hai phân loại đầu chóp nón và đầu brush phù hợp với đối tượng học sinh và sinh viên thì đầu bấm lại là một sự lựa chọn dành cho team văn phòng. Với thiết kế dạng đầu bấm như bút bi thông thường, những bộ Fiber Pen này đem đến sự tiện lợi cho giới văn phòng và là phương tiện giúp bạn tha hồ sáng tạo, “phủ màu” cho từng trang checklist. Tone màu đa dạng gồm Classic và Kawaii đem đến cho bạn những sự lựa chọn rực sắc.

Trong môi trường làm việc hiện đại, checklist đóng vai trò như kim chỉ nam định hình cho mọi hoạt động văn phòng. Nhà Thiên Long hi vọng rằng những gợi ý văn phòng phẩm trên sẽ mang đến cho các bạn những trang checklist vô cùng hiệu quả và rực sắc!